Thema: Digitalisierung des Vereins
Am 09.05.2025 fand ein Vorstandstreffen des VULB mit dem Schwerpunkt „Digitalisierung des Vereins“ statt. Anwesend waren die Vorstandsvorsitzenden, die Schriftführerin, zwei Vertreter des Dorftreffs sowie ich in meiner Funktion als Datenschutzbeauftragter.
Umgesetzte Maßnahmen zur Digitalisierung
Zu Beginn des Treffens informierte ich alle Teilnehmer ausführlich über die bisher umgesetzten Maßnahmen im Rahmen der Digitalisierung. Dazu gehörten:
- Einführung und Optimierung digitaler Kommunikationswege innerhalb des Vereins
- Webpräsenz des VULB unter www.vulb-badbergen.de
- Digitalisierung und sichere Archivierung aller Vereinsdokumente
- Einrichtung datenschutzkonformer Ablagestrukturen und Zugriffsrechte
- Schulung der Mitglieder im Umgang mit digitalen Tools und Datenschutzthemen
Neues Vereinslogo und Corporate Design
Ein weiterer Tagesordnungspunkt war die Festlegung des neuen Vereinslogos. Nach gemeinsamer Abstimmung wurde das neue Logo offiziell beschlossen. Im Anschluss erfolgte die Implementierung des Logos in sämtliche Vereinsdokumente und Kommunikationsmittel.
Datenschutz und Anpassung der Vereinsdokumente
Alle Vereinsdokumente wurden im Zuge der Digitalisierung einer umfassenden Überarbeitung unterzogen. Dabei wurden sie sowohl an die aktuellen Datenschutzanforderungen als auch an das neue Corporate Design angepasst. Dies betrifft insbesondere:
- Mitgliedsanträge
- Datenschutzerklärungen
- Interne und externe Kommunikationsvorlagen
Abschluss und Ausblick
Das Treffen verlief konstruktiv und zielorientiert. Die Teilnehmer begrüßten die Fortschritte und zeigten sich offen für weitere Digitalisierungsschritte. Abschließend wurde vereinbart, die Umsetzung regelmäßig zu evaluieren und weitere Optimierungsmöglichkeiten zu prüfen.
Das nächste Treffen ist für den Spätsommer 2025 geplant, um die Fortschritte zu überprüfen und neue Maßnahmen zu besprechen.